Gastzugang in Microsoft Teams: Externe effizient ins Team einbinden
Im virtuellen Besprechungsraum sitzen alle Mitglieder des Marketing-Teams – und doch fehlt hier etwas: Die externe Grafikagentur, die gerade an der neuen Kampagne arbeitet. Einen Klick später hat die Projektleitung die Agenturmitarbeiterin als Gast eingeladen. Sie sieht sofort alle relevanten Dateien, kann aktiv mitschreiben und bricht mit ihren kreativen Ideen das Meeting auf. So entsteht nahtlose Zusammenarbeit, obwohl sie nicht Teil der eigenen Organisation ist.
Personen außerhalb der Organisation als Gäste in Teams einladen möglich – das öffnet das Büro für flexibles, vernetztes Arbeiten. Doch bevor der Gastzugang seine volle Wirkung entfaltet, muss ein Administrator diese Funktion freischalten. Die Gastrolle bringt zwar eingeschränkte Rechte mit sich, doch das reicht oft völlig aus, um Projekte gemeinsam voranzutreiben.
Die Möglichkeit, noch am selben Tag mit externen Partnern zusammenzuarbeiten, spricht für den modernen Workflow. Warum also warten, bis Dateien per E-Mail hin- und hergeschickt werden? Der direkte Zugriff auf Kanäle und Chats spart Zeit und erleichtert die Kommunikation.
Die zentrale Frage bleibt: Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit, wenn Gäste maximal nützlich eingebunden sind, aber sensible Firmendaten geschützt bleiben?
Quelle: Die in diesem Beitrag dargestellten Informationen basieren auf offiziellen Anleitungen und Hilfedokumenten von Microsoft.
