Add-Ins in Outlook verwenden – So klappt’s im neuen und klassischen Outlook

Outlook kann mehr – wenn man es lässt

Der Posteingang ist voll, Termine prasseln rein, und für die nächste Besprechung soll auch noch ein Protokoll vorbereitet werden. Wer täglich mit E-Mails arbeitet, weiß: Der Workflow ist oft alles andere als rund. Zwischen Tools hin- und herspringen? Pure Zeitverschwendung.

Genau hier kommen Outlook Add-Ins ins Spiel: kleine Erweiterungen mit großer Wirkung. Ob Kalenderabgleich mit Trello, Texthilfe durch Grammarly oder Direktzugriff auf Zoom-Meetings – mit den richtigen Add-Ins wird Outlook zur persönlichen Schaltzentrale im digitalen Alltag.

In diesem Beitrag erfährst du:

• Wie du Add-Ins im klassischen und im neuen Outlook installierst
• Welche Unterschiede es bei der Nutzung gibt
• Und welche Tools sich wirklich lohnen

Ziel: Weniger Klicks, mehr Produktivität – und ein Outlook, das zu deinem Arbeitsstil passt.

Was sind Outlook Add-Ins – und wofür sind sie gut?

Outlook Add-Ins sind kleine Erweiterungen, die direkt in Outlook eingebunden werden und dir zusätzliche Funktionen zur Verfügung stellen – ganz ohne separate Programme oder ständiges Wechseln zwischen Tools.

Typische Funktionen von Add-Ins

Add-Ins erweitern Outlook z. B. um:

• 📌 Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana
• 🗓 Meeting-Integrationen für Zoom, Microsoft Teams oder Webex
• ✍️ Textoptimierung mit Grammarly oder Translator
• 📦 CRM-Integration (z. B. Salesforce, HubSpot)
• 🔒 Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung oder Compliance-Prüfungen

Und das Beste: Sie sind direkt beim Lesen, Schreiben oder Planen von E-Mails verfügbar – ohne den Posteingang zu verlassen.

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Vorteile im Arbeitsalltag

• Zeitersparnis: Keine Umwege über Drittprogramme
• Konsistenz: Alles an einem Ort, weniger Fehlerquellen
• Individualisierbarkeit: Outlook wird zur persönlichen Kommandozentrale
• Effizienz: Weniger Klicks – mehr Flow

💡 Besonders für Projektmanager und Teamleiter sind Add-Ins ein echter Gamechanger: Kommunikationsprozesse, Dokumentenfreigaben oder Meeting-Planungen lassen sich direkt im Mailkontext erledigen.

Add-Ins im klassischen Outlook installieren & nutzen

Voraussetzungen & unterstützte Versionen

Add-Ins lassen sich in der klassischen Outlook-Version ab Office 2016 (und neuer) integrieren. Besonders komfortabel funktioniert es ab Outlook für Windows Version 2303 – hier heißt der Bereich inzwischen „Alle Apps“ statt „Add-Ins abrufen“.

📌 Wichtig:
Falls der Menüpunkt fehlt, wurde der Zugriff vom Administrator deaktiviert.

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Add-Ins aus dem Office Store installieren – Schritt für Schritt

1. Outlook öffnen
2. Gehe zu „Start“ > „Alle Apps“ (bei vereinfachtem Menüband auf die drei Punkte (…) klicken)
3. Wähle je nach Version „Alle Apps“ oder „Add-Ins abrufen“
4. Im erscheinenden Fenster den gewünschten Namen eingeben oder durchstöbern
5. Klicke auf das Add-In, um Details zu sehen (Datenschutz, Bewertungen etc.)
6. Mit einem Klick auf „Hinzufügen“ wird das Add-In installiert

✅ Fertig – das Add-In ist jetzt direkt im Menüband oder der App-Leiste verfügbar.

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Benutzerdefinierte Add-Ins per XML-Datei einbinden

Für spezielle Firmenlösungen oder selbst entwickelte Tools:

1. Öffne im Browser: https://aka.ms/olksideload
   ➝ öffnet Outlook Web und lädt das Add-In-Dialogfeld
2. Klicke auf „Meine Add-Ins“
3. Im Bereich „Benutzerdefinierte Add-Ins“ wähle:
   „Benutzerdefiniertes Add-In hinzufügen“ > „Aus Datei hinzufügen“
4. Wähle die bereitgestellte XML-Datei aus
5. Bestätige mit „Öffnen“ – das Add-In wird eingebunden

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Add-Ins im klassischen Outlook nutzen

📩 Beim Lesen einer Nachricht:

• Menüband > Registerkarte „Start“
• Add-In-Symbol auswählen oder über „Alle Apps“ darauf zugreifen

✍️ Beim Verfassen einer Nachricht:

• Menüband > Registerkarte „Nachricht“
• Add-In direkt anwählen oder aus der Apps-Liste starten

📅 Bei Terminen & Besprechungen:

• Öffne den Termin in einem neuen Fenster
• Menüband > Registerkarte „Termin“ oder „Besprechung“
• Add-In starten

📌 Tipp:
Manche Add-Ins findest du auch links in der App-Leiste – dort kannst du sie jederzeit öffnen, ohne eine Nachricht auszuwählen.

Add-Ins im neuen Outlook installieren & verwenden

Der neue Weg: „Weitere Apps“ und der integrierte Store

1. Öffne das neue Outlook auf deinem Windows-Gerät
2. Klicke in der Navigationsleiste links auf „Weitere Apps“ > „Apps hinzufügen“
3. Der Microsoft 365 App-Store öffnet sich in einem Seitenbereich
4. Suche nach dem gewünschten Add-In oder stöbere durch die Kategorien
5. Wähle ein Add-In aus, prüfe die Beschreibung & Datenschutzrichtlinien
6. Klicke auf „Hinzufügen“ – das Add-In wird sofort eingebunden

💡 Tipp: Du kannst Add-Ins auch direkt aus einer Nachricht oder einem Termin heraus installieren, wenn du die Schaltfläche „Apps“ in der Aktionsleiste nutzt.

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Add-Ins beim Lesen oder Verfassen von E-Mails nutzen

• Beim Lesen einer Nachricht:
  • Öffne eine E-Mail, klicke oben in der Aktionsleiste auf „Apps“
  • Wähle das gewünschte Add-In – es öffnet sich im rechten Bereich
• Beim Schreiben einer Nachricht:
  • Wähle im Menüband „Nachricht“
  • Klicke direkt auf das gewünschte Add-In oder öffne es über „Apps“

📌 Tipp:
Du kannst die Aktionsleiste anpassen und deine wichtigsten Add-Ins dort sichtbar fixieren:

Drei Punkte (…) > „Aktionen anpassen“ > Häkchen bei Add-Ins setzen

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Benutzerdefinierte Add-Ins aus Datei installieren

Für firmenspezifische oder selbst entwickelte Add-Ins:

1. Öffne in einem Browser: https://aka.ms/olksideload
2. Outlook im Web öffnet sich automatisch
3. Warte, bis das Dialogfeld „Add-Ins für Outlook“ erscheint
4. Klicke auf „Meine Add-Ins“ > Benutzerdefiniertes Add-In hinzufügen > Aus Datei hinzufügen
5. Wähle die XML-Datei aus und bestätige mit „Öffnen“

📌 Hinweis: Die Funktion „Aus URL hinzufügen“ wird nicht mehr unterstützt.

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Add-Ins verwalten oder entfernen

1. Gehe zu „Weitere Apps“ > „Apps hinzufügen“
2. Wechsle in den Bereich „Apps verwalten“
3. Suche das Add-In, das du löschen möchtest
4. Klicke auf „Weitere Optionen (⋯)“ > „Entfernen“

Unterschiede bei Add-Ins: klassisches vs. neues Outlook

Die grundsätzliche Idee ist in beiden Versionen gleich – die Umsetzung unterscheidet sich aber deutlich in der Bedienung, Technik und Darstellung. Hier die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick:

Installation & Zugriff: Menüband vs. App-Leiste

Bereich	Klassisches Outlook	Neues Outlook
Installationsweg	Menüband > Alle Apps / Add-Ins abrufen	Weitere Apps > Apps hinzufügen
Benutzerdefinierte Add-Ins	Über XML-Datei via Outlook Web	Ebenfalls via Outlook Web (aka.ms/olksideload)
Zugriff im Posteingang	Menüband, App-Leiste	Aktionsleiste oder Menüband je nach Modus
Add-In-Sichtbarkeit anpassbar	Teilweise	Ja, per „Aktionen anpassen“

Funktionale Unterschiede & Einschränkungen

• Das klassische Outlook bietet mehr Flexibilität bei der Add-In-Platzierung (z. B. in der App-Leiste)
• Das neue Outlook ist moderner, aber aktuell in manchen Bereichen funktional reduziert – z. B. kein Zugriff auf COM-Add-Ins
• Benutzerdefinierte Add-Ins sind in beiden Varianten über Outlook Web einbindbar – aber nicht über URL, nur über XML-Dateien

Empfehlungen je nach Anwendungsfall

Ziel / Use Case	Empfohlene Version
Maximale Kontrolle & Add-In-Vielfalt	Klassisches Outlook
Moderne Oberfläche & einfache Nutzung	Neues Outlook
Nutzung von COM-Add-Ins oder Spezialtools	Klassisches Outlook
Nur Web-/Store-Add-Ins nötig	Neues Outlook

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💡 Fazit: Wer auf maximale Add-In-Flexibilität angewiesen ist (z. B. in größeren IT-Umgebungen), fährt mit dem klassischen Outlook besser. Wer eine moderne, reduzierte Oberfläche bevorzugt und mit Standard-Add-Ins arbeitet, kann problemlos zum neuen Outlook greifen.

📊 Vergleichstabelle: Add-In-Funktionen – klassisches vs. neues Outlook

Funktion / Bereich	Klassisches Outlook	Neues Outlook
Zugriff auf Office Store	✅ Menüband: „Alle Apps“ / „Add-Ins“	✅ Navigationsleiste: „Weitere Apps“
Add-Ins direkt aus der Nachricht installieren	❌ Nicht direkt möglich	✅ Ja
Benutzerdefinierte Add-Ins (XML)	✅ Ja (via Outlook Web)	✅ Ja (gleicher Weg via Web)
COM-Add-Ins verwenden	✅ Ja	❌ Nicht unterstützt
Add-Ins in Menüband integrieren	✅ Ja	✅ Ja (kontextabhängig)
Add-Ins in App-Leiste verfügbar	✅ Ja	❌ Nein
Add-Ins beim Lesen/Verfassen nutzbar	✅ Ja (je nach Add-In)	✅ Ja (kontextsensitiv)
Verwaltung & Entfernen von Add-Ins	✅ Datei > Optionen > Add-Ins	✅ Apps verwalten im Store
Anpassung der Add-In-Sichtbarkeit	❌ Eingeschränkt	✅ Aktionsleiste anpassbar

Tipps zur Auswahl & Nutzung von Add-Ins

Outlook bietet eine Fülle von Add-Ins – doch nicht jedes bringt echten Nutzen. Damit du dich im Dschungel der Erweiterungen nicht verlierst, helfen diese Tipps:

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Welche Add-Ins bringen wirklich Mehrwert?

🔍 Empfohlene Kategorien für den Büroalltag:

• Projektmanagement:
  Trello, Asana, MeisterTask – ideal zum Aufgabenverfolgen aus der Mail heraus
• Meetings & Kommunikation:
  Zoom, Microsoft Teams, Webex – Einladungen und Links direkt integrieren
• Textoptimierung & Sprache:
  Grammarly, Übersetzer, Dictate – für bessere Kommunikation
• CRM & Sales:
  Salesforce, HubSpot, Zoho CRM – Kundendaten direkt im Blick
• Rechnungs- & Dokumentenmanagement:
  DocuSign, Adobe Sign, Lexoffice – Verträge und Rechnungen schneller abwickeln

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Datenschutz und Berechtigungen richtig einschätzen

Bevor du ein Add-In installierst:

• Prüfe die Datenschutzrichtlinie
• Schau, welche Berechtigungen angefordert werden
• Vermeide Add-Ins, die Zugriff auf dein gesamtes Postfach verlangen – außer sie sind wirklich vertrauenswürdig (z. B. Microsoft, Google)

💡 Tipp: Die meisten Add-Ins im Store sind geprüft – dennoch gilt: Weniger ist mehr.

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Add-Ins richtig einsetzen – statt überladen

✅ So holst du das Beste aus deinen Add-Ins heraus:

• Nutze nur die Add-Ins, die du wirklich benötigst – sonst wird’s unübersichtlich
• Platziere deine wichtigsten Tools in der Aktionsleiste oder App-Leiste
• Deaktiviere Add-Ins, die du selten nutzt – das hält Outlook schnell und stabil

FAQ: Häufige Fragen zu Outlook Add-Ins

Kann ich meine Add-Ins zwischen klassischem und neuem Outlook übernehmen?

🧩 Teilweise.
Standard-Add-Ins aus dem Office Store sind oft in beiden Versionen verfügbar. COM-Add-Ins (lokale Erweiterungen) funktionieren nur im klassischen Outlook.

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Warum erscheint mein Add-In nicht im Menüband?

🔍 Mögliche Gründe:

• Lesebereich ist deaktiviert (bei klassischem Outlook: Ansicht > Lesebereich)
• Das Add-In ist in der Aktionsleiste versteckt (neues Outlook)
• Der Administrator hat Add-Ins blockiert

📌 Tipp: Menüband oder Aktionsleiste anpassen und Add-In aktivieren

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Wie erkenne ich, ob ein Add-In sicher ist?

✅ Checkliste:

• Kommt es aus dem offiziellen Office-Store?
• Hat es gute Bewertungen und viele Nutzer?
• Wird es von einem bekannten Anbieter bereitgestellt?
• Welche Berechtigungen verlangt es?

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Kann ich Add-Ins komplett deaktivieren oder entfernen?

🗑 Ja.

• Klassisches Outlook: Datei > Optionen > Add-Ins > Verwalten
• Neues Outlook: Weitere Apps > Apps verwalten > Entfernen

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Gibt es Add-Ins für Outlook Mobile?

📱 Nur eingeschränkt.
Einige Add-Ins funktionieren in Outlook Mobile, aber viele sind auf die Desktop- und Web-Version beschränkt. Verfügbarkeit findest du im jeweiligen Add-In-Profil.

Fazit & Call to Action: Outlook als Schaltzentrale mit Add-Ins erweitern

Outlook kann mehr, als viele denken – primär mit den richtigen Add-Ins. Ob Projektmanagement, Meeting-Planung oder Texthilfe: Erweiterungen machen aus Outlook eine leistungsstarke Plattform, die sich perfekt an deine Arbeitsweise anpassen lässt.

• Das klassische Outlook bietet dir volle Kontrolle und tiefe Integration – ideal für Profis, die maximale Flexibilität benötigen.
• Das neue Outlook überzeugt mit modernem Interface und schnellerem Zugriff auf cloudbasierte Add-Ins – perfekt für alle, die smart und fokussiert arbeiten wollen.

💡 Unser Tipp: Teste gezielt einige Add-Ins, die zu deinem Workflow passen – und richte Outlook als zentrale Steuereinheit für deinen digitalen Alltag ein. Hier finden Sie die Übersicht über Outlook-Add-Ins.

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Deine Meinung zählt

📩 Nutzt du bereits Add-Ins?
🧰 Welche Tools haben deinen Arbeitsalltag wirklich verändert?

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