In vielen Bereichen des täglichen Lebens ist die Digitalisierung deutlich spürbar. Auch und insbesondere in der Arbeitswelt und in Büros werden immer mehr händische Tätigkeiten digitalisiert. Von elektronischen Unterschriften bis zu digitalen Post- und Ablage-Programme ist dabei sehr vieles möglich. Es gibt jedoch einige Klassiker der Büroausstattung, die ganz bewusst und strategisch weiter genutzt und eingesetzt werden. Um dabei sowohl Marketing-, Kommunikations- und Außenwirkungsfunktionen zu übernehmen.
Gründe für die Nutzung von Papier
Gedruckte Unternehmensmaterialien erzeugen beim Gegenüber eine unmittelbare Verbindlichkeit. Mit der Nutzung und Übergabe von Papier wird ein offizieller Rahmen geschaffen, Ernsthaftigkeit vermittelt und Dauerhaftigkeit ausgedrückt. Des Weiteren werden durch die Präsenz von analogen Medien sichtbare physische Ankerpunkte für Mitarbeitende im Büro, Geschäftspartner:innen und Kund:innen in Geschäftsterminen und auf Geschäftsreisen geschaffen.
Die drei wichtigsten Print-Klassen im modernen Office
1) Darstellung & Wirkung
Der Einsatz von Papier erfolgt zur Verdeutlichung sowohl der Unternehmensidentität als auch der Marke in vielerlei geschäftlichen Gesprächssituationen. Dabei kann es sich um eine hochwertige Visitenkarte bei einer Netzwerkveranstaltung, eine Angebotsmappe für die Vorstellung bei einem potentiellen Kunden oder eine professionelle Broschüre für Präsentationen handeln. Viele Mitarbeitende aus Office Management Tätigkeiten setzen dabei auf qualitative Anbieter wie HelloPrint. So können individuelles Design, flexibler Einsatz und konsistente Wirkungen verbunden werden.
2) Gestaltung & Organisation
Nach der Einführung hybrider Arbeitsformen werden digitale Unterlagen für die Informationsweitergabe in Workshops, Meetings oder Präsentationen genutzt. So wird eine grundlegende Wissensvermittlung sichergestellt. Ergänzt und ausgestaltet wird diese durch Übersichtsleitfäden, Moderationsmaterialien und gedruckte Handouts. Die Inhalte, die online schnell dargestellt jedoch auch schnell wieder verblassen können, bleiben so greifbar. In Beratungsformaten und Coachings, aber auch in Vorstandsmeetings, kann so ergänzend ein Fokus Signal gesetzt werden und die Möglichkeit für Notizen geschaffen werden.
3) Struktur & Orientierung
Ein weiterer Aspekt ist die Nutzung von Büros an sich. Beschilderungssysteme für Türen, Bereiche und Wege schaffen räumliche Orientierung, Leitfäden zur technischen Sicherheit, Info-Poster und Onboarding Materialien helfen dabei, neuen Mitarbeitenden das Ankommen zu erleichtern. Diese funktionalen Druckunterlagen bleiben weiter Grundlage für ein geordnetes Arbeitsklima in Büroräumen.
Die strategisch wichtigsten Print-Materialien im Überblick
Digitale Unterlagen und Informationen werden eingesetzt, wenn schnell etwas kommuniziert und transportiert werden soll. Gedruckte Varianten kommen zum Einsatz, wenn bewusst Wirkung und Bedeutung erzeugt werden soll:
- Qualitativ hochwertige Visitenkarten. Diese werden nicht mehr in großen Mengen sondern in bewusst kleinen Auflagen gedruckt und bewusst eingesetzt bzw. verteilt
- Präsentationsunterlagen & Angebotsmappen. Zum Einsatzfür Vorstellung bei Neukunden oder Terminen mit Geschäftspartnern
- Onboarding-Packages. Neue Mitarbeitende erhalten Willkommens-Ordner inkl. Informationen beispielsweise zur Team- und Bürokultur
- Büro-Guides & Poster. Hinweise zu Prozessen, Compliance-Themen, technischer Infrastruktur und sicherheitsrelevanten Aspekten können so einfach, schnell, gut sichtbar und dauerhaft präsent gemacht werden
- Stakeholder Informationen. Dabei lassen sich je nach Adressat unterschiedliche Formate wie Lookbooks, Projekt-Reports, Jahrespublikationen individuell einsetzen
- Event-Equipment. Von aufwändig gestalteten Einladungen über Zutrittskarten oder Programmfolder wird auf Veranstaltungen bewusst auch weiterhin Print eingesetzt
Weniger Entscheidung, mehr Ergänzung
Die Ergänzung digitaler Kommunikation mit analogen Formaten verbindet das Beste aus den beiden Welten. Es muss keine “entweder oder” Entscheidung erfolgen. Eine analoge Mitarbeiter-Mappe kann zu weiteren Detailinformationen führen, Präsentationsunterlagen können QR-Codes zu Produktvideos oder Live-Testversionen enthalten und postalisch versendete Einladungskarten führen zu digitalen Anmeldungsmöglichkeiten. So wird die analoge Unterlage zum Einstieg in eine digitale Customer Journey.
Professionelle Partner wie HelloPrint stellen Online-Print-Möglichkeiten mit hochmoderner Technologie zur Verfügung. So wird die Gestaltung, Produktion, Anpassung und Nachbestellung von Printmaterialien flexibel, einfach, kurzfristig und in kleinen Auflagen möglich.
Fazit
Office-Print ist 2026 weder Rückschritt noch Ausnahme, sondern ein bewusst eingesetztes Führungs- und Kommunikationsinstrument. Unternehmen, die Markenbindung, Onboarding-Qualität oder Pitch-Erfolg ernst nehmen, setzen Print dort ein, wo Wirkung, Erinnerung und Verbindlichkeit erforderlich sind und kombinieren ihn smart mit digitaler Infrastruktur.
