Eine Mail oder einen Kalender gezielt ausgeben, ohne unnötige Details mitzudrucken.
Klassisches Outlook für Windows; Variantenhinweise im Beitrag.
- Schritt 1 von 5Ausgabe wählen
Wähle die richtige E-Mail oder den gewünschten Kalender.
Erster Schritt - Schritt 2 von 5Druckansicht öffnen
Öffne die Druckansicht der passenden Outlook-Version.
- Schritt 3 von 5Umfang begrenzen
Begrenze Seiten oder Zeitraum bewusst.
- Schritt 4 von 5Vorschau kontrollieren
Kontrolliere Layout und vertrauliche Inhalte in der Vorschau.
- Schritt 5 von 5Erst dann ausgeben
Drucke erst nach der Kontrolle oder speichere als PDF.
Wenn digital nicht reicht – warum Ausdrucke immer noch ihren Platz haben
Das Meeting steht bevor, der Projektplan ist eng getaktet – und mitten in der Vorbereitung benötigst du schnell eine E-Mail mit wichtigen Informationen oder einen ausgedruckten Kalenderüberblick. Kein WLAN? Kein Problem. In solchen Momenten zeigt sich, wie wertvoll gedruckte Outlook-Inhalte sein können: übersichtlich, greifbar, unabhängig.
Auch wenn Outlook längst zum digitalen Alleskönner geworden ist, bleibt das Drucken von E-Mails, Kalendern oder Kontakten in vielen Situationen unverzichtbar – sei es zur Archivierung, als Backup oder als analoge Arbeitsgrundlage.
In diesem Beitrag erfährst du:
- Wie du E-Mails, Kalender und Kontakte im klassischen und neuen Outlook druckst
- Wie du Seiten, Layouts oder Anhänge gezielt auswählst
- Welche Druckoptionen besonders nützlich sind – und wie du Fehler vermeidest
Für alle, die Outlook nicht nur digital, sondern auch ganz praktisch nutzen wollen.
- Ausgabe wählen
- Druckansicht öffnen
- Umfang begrenzen
- Vorschau kontrollieren
- Erst dann ausgeben
Ausdruck oder PDF: Welche Kontrolle zählt?
Die folgende Tabelle verbindet Ziel und Prüfpunkt.
| Ausgabe | Vor dem Bestätigen prüfen |
|---|---|
| Einzelne Mail | Richtige Nachricht, Antwortverlauf, Seitenbereich |
| Kalenderwoche | Zeitraum, Kalendername, sichtbare Details |
| Speicherort, Dateiname, Vorschau im PDF |
Eine Druckvorschau schützt nur, wenn du sie bewusst durchsiehst. Besonders bei PDFs ist danach auch der Speicherort wichtig.
Kurze Kontrolle vor der Weitergabe
Wenn die Vorschau nicht passt, ändere zuerst Auswahl oder Formatvorlage. Ein Ausdruck lässt sich nach der Weitergabe nicht mehr zurückholen.
Praxisfall: Projektmail und Wochenplan für ein Teamgespräch
Angenommen, eine Besprechung findet am Montag statt. Die Teilnehmenden brauchen eine Mail mit drei Beschlüssen und eine Wochenübersicht, aber keine privaten Termine. Öffne genau die Beschlussmail, nicht die gesamte Unterhaltung im Ordner. Prüfe in der Vorschau, ob zitierte frühere Nachrichten mit ausgegeben werden. Wenn sie nicht dazugehören, lässt sich im klassischen Outlook ein geeigneter Seitenbereich wählen; einzelne Textteile sind nicht in jeder Ansicht direkt druckbar.
Für die Kalenderübersicht wähle den geschäftlichen Kalender, den betreffenden Zeitraum und eine Vorlage mit gerade so vielen Details, wie die Gruppe braucht. Microsofts Detailformat kann den Text von Terminen einschließen. Ein Aushang im Gemeinschaftsraum erfordert deshalb eine andere Auswahl als eine persönliche Arbeitskopie.
Wenn die Ausgabe anders aussieht als erwartet
Fehlt ein Termin, kontrolliere zuerst Zeitraum, Kalenderauswahl und die gerade angezeigte Ansicht. Ist die Mail abgeschnitten, prüfe Druckformat, Skalierung und Seitenbereich in der Vorschau. Werden Anhänge nicht ausgegeben, drucke sie als gesonderte Dokumente; die Mail-Druckfunktion muss ihren Inhalt nicht enthalten. Wenn der Drucker selbst keine Seiten liefert, liegt die weitere Diagnose bei Drucker und Warteschlange, nicht bei der Outlook-Auswahl.
Lege einen Probeausdruck oder ein temporäres PDF an und kontrolliere erste und letzte Seite. Lösche die Probe, wenn sie vertrauliche Inhalte enthält und nicht mehr gebraucht wird.
Fachliche Quellen: Microsoft Support; Microsoft Support; Microsoft Support. Abruf: 10.10.2026.
Ergänzende Anleitung
Offline-Modus in Outlook – Anleitung für das neue und klassische Outlook
Outlook E-Mails drucken – klassisch vs. neu
E-Mails drucken im klassischen Outlook – Schritt für Schritt
- E-Mail öffnen:
Doppelklicke auf die Nachricht, die du drucken möchtest – sie öffnet sich in einem neuen Fenster. - Druckmenü öffnen:
Klicke oben links auf „Datei“ > „Drucken“. - Druckformat wählen:
Wähle z. B. das Memoformat oder ein benutzerdefiniertes Layout. - Druckoptionen anpassen:
Du kannst:- einen Seitenbereich festlegen (z. B. nur Seite 1),
- Anhänge mitdrucken,
- Schriftarten & Kopf-/Fußzeilen ändern.
- Drucker auswählen & starten:
Drucker wählen, ggf. Einstellungen kontrollieren, dann „Drucken“ klicken.
Tastenkürzel: Strg + P bringt dich direkt in die Druckansicht.
E-Mails drucken im neuen Outlook – so funktioniert’s
- E-Mail auswählen oder öffnen
- Klicke auf die drei Punkte (⋯) im oberen Bereich (Aktionsleiste)
- Wähle „Drucken“
- Im neuen Vorschau-Dialog:
- Drucker auswählen
- Layout (Hoch-/Querformat) festlegen
- Seitenbereich eingeben (optional)
- Bestätige mit „Drucken“
Tipp: Willst du die Mail lieber als PDF sichern? Einfach unter Drucker → „Microsoft Print to PDF“ auswählen.
Einzelne Seiten oder Anhänge gezielt drucken
- Für lange Mails: In der Druckvorschau nur relevante Seiten auswählen.
- Anhänge drucken: Im neuen Outlook können geeignete Anlagen aus der Vorschau gedruckt werden. Andere Dateitypen öffnen Sie im zugehörigen Programm. Im klassischen Outlook kann je nach Druckoption auch eine Nachricht mit ihren Anlagen gedruckt werden.
Bilder direkt aus dem Mailtext lassen sich nicht drucken?
Kein Problem – per Rechtsklick auf das Bild → „Bild speichern unter“ → dann separat öffnen & drucken.
Outlook Kalender drucken – Tages-, Wochen- oder Monatsansicht
Druckeinstellungen im klassischen Outlook nutzen
- Wechsle zur Kalenderansicht:
Navigiere in der linken Leiste zu „Kalender“. - Klicke auf „Datei“ > „Drucken“
- Wähle dein Kalenderformat:
- Tagesansicht
- Wochenansicht
- Monatsansicht
- Kalenderdetails (inkl. Notizen & Teilnehmer)
- Zeitraum und Layout einstellen:
- Zeitraum (z. B. nur aktuelle Woche)
- Hoch- oder Querformat
- Minimonat als Kopfzeile?
- Druckvorschau prüfen und ggf. „Druckoptionen“ anpassen
- Drucken starten
Pro-Tipp:
Nutze das Format „Wöchentliche Agenda“ oder „Kalenderdetails“, wenn du alle Termine inkl. Uhrzeit, Ort und Notizen sehen möchtest.
Kalenderausdruck im neuen Outlook anpassen
- Kalender öffnen
Klicke im Navigationsbereich auf das Kalender-Symbol - Oben im Menüband oder über drei Punkte (⋯) auf „Drucken“ klicken
- Im Vorschaufenster:
- Ansicht wählen: Arbeitswoche, Monat etc.
- Zeitraum definieren
- Details ein-/ausblenden (z. B. Teilnehmer, Notizen)
- Drucker auswählen
Optional: „Microsoft Print to PDF“ für digitalen Export - Mit einem Klick auf „Drucken“ den Ausdruck starten
Kalender als PDF speichern – so geht’s
Sowohl im klassischen als auch im neuen Outlook kannst du den Kalender statt auf Papier als PDF speichern:
- Beim Druckdialog einfach unter „Drucker“ die Option „Microsoft Print to PDF“ auswählen
- Speicherort und Dateiname festlegen
- PDF wird lokal erstellt – ideal für digitale Besprechungsmappen oder Archivierung
Outlook Kontakte drucken – gezielt und formatiert
Einzelne Kontakte oder ganze Adressbücher drucken (klassisches Outlook)
- Zur Personenansicht wechseln:
Klicke unten links im Outlook-Fenster auf das Personen-Symbol (bzw. „Kontakte“). - Kontakte auswählen:
Markiere einzelne Kontakte oder filtere eine Gruppe (z. B. nach Kategorie). - Klicke auf „Datei“ > „Drucken“
- Druckformat auswählen:
Unter „Druckformatvorlage“ kannst du wählen zwischen:- Memoformat (Einzelkontakt mit Details)
- Tabellenformat (Liste mit Namen, Telefonnummern etc.)
- Layout individuell anpassen (optional):
Über „Formatvorlagen definieren“ > „Bearbeiten“ kannst du:- Schriftarten
- Kopf- und Fußzeilen
- Felder & Papierformat einstellen
- Druck starten
Tipp: Für mehrere Kontakte empfiehlt sich das Tabellenformat – so passt mehr Inhalt auf eine Seite.
Kontakte drucken im neuen Outlook
- Wechsle zu „Personen“ über die Navigationsleiste
- Kontakt auswählen (einzeln oder über Filter)
- Über drei Punkte (⋯) > „Drucken“ auswählen
- Druckoptionen anpassen:
- Layout
- Schriftgröße
- Papierausrichtung
- Drucken oder als PDF speichern
Hinweis: Aktuell bietet das neue Outlook weniger Layoutoptionen als das klassische – einfache Ausdrucke sind aber problemlos möglich.
Tipps zur Auswahl und Filterung vor dem Ausdruck
- Nutze Suchfelder und Filterfunktionen (z. B. nach Firma, Kategorie, Ort)
- Für schnelle Ausdrucke genügt oft ein Export ins Tabellenformat (klassisch)
- Prüfe vor dem Druck die Druckvorschau, um abgeschnittene Inhalte zu vermeiden
Tipps und Tricks für optimale Druckergebnisse
Druckvorschau & Seitenbereiche gezielt nutzen
Bevor du auf „Drucken“ klickst:
- Immer die Druckvorschau prüfen – so siehst du direkt, ob alles passt.
- Nur relevante Seiten drucken? Im Dialog einfach den gewünschten Seitenbereich angeben (z. B. Seite 1–2).
- Für besonders lange E-Mails oder Anhänge bietet es sich an, gezielt einzelne Seiten auszuwählen.
Papierformate, Schriftgrößen & Kopfzeilen anpassen
️ Je nach Inhalt kannst du:
- Quer- oder Hochformat wählen (z. B. Kalenderübersichten im Querformat)
- Schriftgröße oder -art ändern, um Platz zu sparen oder die Lesbarkeit zu erhöhen
- Kopf- und Fußzeilen mit Datum, Betreff oder Kontaktinformationen ergänzen – ideal für Dokumentation & Archivierung
Im klassischen Outlook findest du diese Optionen unter:
Datei > Drucken > Druckoptionen > Formatvorlagen definieren
Probleme mit der Druckvorschau? So lösen Sie es
Manchmal erscheint die Druckvorschau nicht oder wird vom Hauptfenster überlagert – besonders bei der Umstellung zwischen Fenstern.
✅ Lösungen:
- Outlook-Hauptfenster minimieren – so kommt die Druckvorschau in den Vordergrund
- Outlook neu starten, wenn die Vorschau nicht lädt
- Bild drucken: Bild vorher speichern & über den Bildeditor (z. B. Paint) drucken
️ Tipp für Bilder in Mails: Per Rechtsklick speichern oder kopieren und extern drucken – direkt aus dem Nachrichtentext funktioniert es nicht zuverlässig.
Vergleichstabelle: Drucken im klassischen vs. neuen Outlook
| Funktion / Bereich | Klassisches Outlook | Neues Outlook |
|---|---|---|
| Druckzugriff | Menüband: Datei > Drucken | Aktionsleiste (⋯) > Drucken |
| Druckvorschau mit Formatoptionen | ✅ Umfangreiche Anpassung möglich | ✅ Vereinfachte Vorschau |
| Seitenbereich festlegen | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Kalenderformate | Tages-, Wochen-, Monats- und Detailansicht | Arbeitswoche, Monat (reduziert) |
| Kontakte drucken (einzeln & mehrere) | ✅ Tabellen-/Memoformat, Filter möglich | ✅ Einfach, aber weniger Layoutoptionen |
| Kopf-/Fußzeile, Schriftgröße anpassbar | ✅ Über „Formatvorlagen definieren“ | ❌ Eingeschränkt |
| Anhänge direkt mitdrucken | ❌ Nur separat | ❌ Nur separat |
| PDF-Erstellung | ✅ Über „Microsoft Print to PDF“ | ✅ Ebenfalls über „Microsoft Print to PDF“ |
| Bilder aus E-Mails direkt druckbar | ❌ Nur über Umweg (z. B. speichern & öffnen) | ❌ Gleicher Workaround nötig |
FAQ: Häufige Fragen zum Drucken mit Outlook
Kann ich Anhänge direkt mitdrucken?
Das hängt von der Outlook-Version und der Anlage ab. Im neuen Outlook wählen Sie bei geeigneten Dateien Vorschau → Drucken; bei anderen Dateitypen öffnen Sie die Datei im passenden Programm. Im klassischen Outlook beschreibt Microsoft auch eine Druckoption für Nachricht und Anlagen. Prüfen Sie die Vorschau, bevor vertrauliche Unterlagen ausgegeben werden. Microsoft-Anleitung zum Drucken von Anlagen.
Wie drucke ich nur eine bestimmte Seite aus einer langen E-Mail?
Im Druckdialog kannst du den Seitenbereich manuell eingeben – z. B. „Seite 2 von 4“. Das funktioniert sowohl im klassischen als auch im neuen Outlook.
Warum fehlen private Termine beim Kalenderausdruck?
Outlook blendet standardmäßig private Termine aus, um sensible Daten zu schützen.
✅ Lösung:
- Vor dem Druck unter „Druckoptionen“ die Option „Details privater Termine anzeigen“ aktivieren (sofern verfügbar)
- Alternativ: Betreff manuell anpassen, wenn Sichtbarkeit erforderlich ist
Kann ich Kontakte selektiv drucken – z. B. nur bestimmte Kategorien?
Ja.
Einfach über die Filter- oder Suchfunktion (nach Firma, Ort, Kategorie etc.) die gewünschten Kontakte einschränken – dann wie gewohnt drucken. Besonders gut klappt das im klassischen Outlook mit dem Tabellenformat.
