Wenn digital nicht reicht – warum Ausdrucke immer noch ihren Platz haben
Das Meeting steht bevor, der Projektplan ist eng getaktet – und mitten in der Vorbereitung benötigst du schnell eine E-Mail mit wichtigen Informationen oder einen ausgedruckten Kalenderüberblick. Kein WLAN? Kein Problem. In solchen Momenten zeigt sich, wie wertvoll gedruckte Outlook-Inhalte sein können: übersichtlich, greifbar, unabhängig.
Auch wenn Outlook längst zum digitalen Alleskönner geworden ist, bleibt das Drucken von E-Mails, Kalendern oder Kontakten in vielen Situationen unverzichtbar – sei es zur Archivierung, als Backup oder als analoge Arbeitsgrundlage.
In diesem Beitrag erfährst du:
- Wie du E-Mails, Kalender und Kontakte im klassischen und neuen Outlook druckst
- Wie du Seiten, Layouts oder Anhänge gezielt auswählst
- Welche Druckoptionen besonders nützlich sind – und wie du Fehler vermeidest
💡 Für alle, die Outlook nicht nur digital, sondern auch ganz praktisch nutzen wollen.
Warum physische Ausdrucke in Outlook nach wie vor wichtig sind
Sicherheit und Übersicht im analogen Format
Auch im Zeitalter von Cloud, Smartphone und Synchronisation in Echtzeit gibt es Momente, in denen ein Papierausdruck schlicht überlegen ist. Denn digitale Geräte haben ihre Tücken: keine Verbindung, leere Akkus oder schlicht der Wunsch, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – ohne Ablenkung.
Ein ausgedruckter Kalender, eine wichtige E-Mail auf Papier oder die Kontaktdaten griffbereit im Meeting geben Struktur, Verlässlichkeit – und manchmal auch ein besseres Gefühl der Kontrolle.
Typische Einsatzszenarien für Ausdrucke aus Outlook
- 📝 Meeting-Vorbereitung: Tageskalender & E-Mail-Zusammenfassungen für Teilnehmer
- 📁 Projekt-Dokumentation: Archivierung von Korrespondenz und Aufgaben
- 📞 Kundenkommunikation: Kontakte im Außendienst oder auf Reisen zur Hand
- 📦 Backups und Vertragsunterlagen: Auch ohne Bildschirm sofort einsatzbereit
💡 Ob als Sicherheitspuffer oder bewusstes Offline-Arbeitsmittel: Outlook wird durch den gezielten Ausdruck zum perfekten hybriden Tool. Lese-Tipp: Offline-Modus in Outlook – Anleitung für das neue und klassische Outlook
Outlook E-Mails drucken – klassisch vs. neu
E-Mails drucken im klassischen Outlook – Schritt für Schritt
- E-Mail öffnen:
Doppelklicke auf die Nachricht, die du drucken möchtest – sie öffnet sich in einem neuen Fenster. - Druckmenü öffnen:
Klicke oben links auf „Datei“ > „Drucken“. - Druckformat wählen:
Wähle z. B. das Memoformat oder ein benutzerdefiniertes Layout. - Druckoptionen anpassen:
Du kannst:- einen Seitenbereich festlegen (z. B. nur Seite 1),
- Anhänge mitdrucken,
- Schriftarten & Kopf-/Fußzeilen ändern.
- Drucker auswählen & starten:
Drucker wählen, ggf. Einstellungen kontrollieren, dann „Drucken“ klicken.
📌 Tastenkürzel: Strg + P bringt dich direkt in die Druckansicht.
E-Mails drucken im neuen Outlook – so funktioniert’s
- E-Mail auswählen oder öffnen
- Klicke auf die drei Punkte (⋯) im oberen Bereich (Aktionsleiste)
- Wähle „Drucken“
- Im neuen Vorschau-Dialog:
- Drucker auswählen
- Layout (Hoch-/Querformat) festlegen
- Seitenbereich eingeben (optional)
- Bestätige mit „Drucken“
💡 Tipp: Willst du die Mail lieber als PDF sichern? Einfach unter Drucker → „Microsoft Print to PDF“ auswählen.
Einzelne Seiten oder Anhänge gezielt drucken
- Für lange Mails: In der Druckvorschau nur relevante Seiten auswählen.
- Anhänge drucken: Diese müssen separat geöffnet und über das jeweilige Programm gedruckt werden (z. B. PDF im Acrobat Reader).
Bilder direkt aus dem Mailtext lassen sich nicht drucken?
Kein Problem – per Rechtsklick auf das Bild → „Bild speichern unter“ → dann separat öffnen & drucken.
Outlook Kalender drucken – Tages-, Wochen- oder Monatsansicht
Druckeinstellungen im klassischen Outlook nutzen
- Wechsle zur Kalenderansicht:
Navigiere in der linken Leiste zu „Kalender“. - Klicke auf „Datei“ > „Drucken“
- Wähle dein Kalenderformat:
- Tagesansicht
- Wochenansicht
- Monatsansicht
- Kalenderdetails (inkl. Notizen & Teilnehmer)
- Zeitraum und Layout einstellen:
- Zeitraum (z. B. nur aktuelle Woche)
- Hoch- oder Querformat
- Minimonat als Kopfzeile?
- Druckvorschau prüfen und ggf. „Druckoptionen“ anpassen
- Drucken starten
📌 Pro-Tipp:
Nutze das Format „Wöchentliche Agenda“ oder „Kalenderdetails“, wenn du alle Termine inkl. Uhrzeit, Ort und Notizen sehen möchtest.
Kalenderausdruck im neuen Outlook anpassen
- Kalender öffnen
Klicke im Navigationsbereich auf das Kalender-Symbol - Oben im Menüband oder über drei Punkte (⋯) auf „Drucken“ klicken
- Im Vorschaufenster:
- Ansicht wählen: Arbeitswoche, Monat etc.
- Zeitraum definieren
- Details ein-/ausblenden (z. B. Teilnehmer, Notizen)
- Drucker auswählen
Optional: „Microsoft Print to PDF“ für digitalen Export - Mit einem Klick auf „Drucken“ den Ausdruck starten
Kalender als PDF speichern – so geht’s
Sowohl im klassischen als auch im neuen Outlook kannst du den Kalender statt auf Papier als PDF speichern:
- Beim Druckdialog einfach unter „Drucker“ die Option „Microsoft Print to PDF“ auswählen
- Speicherort und Dateiname festlegen
- PDF wird lokal erstellt – ideal für digitale Besprechungsmappen oder Archivierung
Outlook Kontakte drucken – gezielt und formatiert
Einzelne Kontakte oder ganze Adressbücher drucken (klassisches Outlook)
- Zur Personenansicht wechseln:
Klicke unten links im Outlook-Fenster auf das Personen-Symbol (bzw. „Kontakte“). - Kontakte auswählen:
Markiere einzelne Kontakte oder filtere eine Gruppe (z. B. nach Kategorie). - Klicke auf „Datei“ > „Drucken“
- Druckformat auswählen:
Unter „Druckformatvorlage“ kannst du wählen zwischen:- Memoformat (Einzelkontakt mit Details)
- Tabellenformat (Liste mit Namen, Telefonnummern etc.)
- Layout individuell anpassen (optional):
Über „Formatvorlagen definieren“ > „Bearbeiten“ kannst du:- Schriftarten
- Kopf- und Fußzeilen
- Felder & Papierformat einstellen
- Druck starten
💡 Tipp: Für mehrere Kontakte empfiehlt sich das Tabellenformat – so passt mehr Inhalt auf eine Seite.
Kontakte drucken im neuen Outlook
- Wechsle zu „Personen“ über die Navigationsleiste
- Kontakt auswählen (einzeln oder über Filter)
- Über drei Punkte (⋯) > „Drucken“ auswählen
- Druckoptionen anpassen:
- Layout
- Schriftgröße
- Papierausrichtung
- Drucken oder als PDF speichern
📝 Hinweis: Aktuell bietet das neue Outlook weniger Layoutoptionen als das klassische – einfache Ausdrucke sind aber problemlos möglich.
Tipps zur Auswahl und Filterung vor dem Ausdruck
- Nutze Suchfelder und Filterfunktionen (z. B. nach Firma, Kategorie, Ort)
- Für schnelle Ausdrucke genügt oft ein Export ins Tabellenformat (klassisch)
- Prüfe vor dem Druck die Druckvorschau, um abgeschnittene Inhalte zu vermeiden
Tipps und Tricks für optimale Druckergebnisse
Druckvorschau & Seitenbereiche gezielt nutzen
🔍 Bevor du auf „Drucken“ klickst:
- Immer die Druckvorschau prüfen – so siehst du direkt, ob alles passt.
- Nur relevante Seiten drucken? Im Dialog einfach den gewünschten Seitenbereich angeben (z. B. Seite 1–2).
- Für besonders lange E-Mails oder Anhänge bietet es sich an, gezielt einzelne Seiten auszuwählen.
Papierformate, Schriftgrößen & Kopfzeilen anpassen
🖨️ Je nach Inhalt kannst du:
- Quer- oder Hochformat wählen (z. B. Kalenderübersichten im Querformat)
- Schriftgröße oder -art ändern, um Platz zu sparen oder die Lesbarkeit zu erhöhen
- Kopf- und Fußzeilen mit Datum, Betreff oder Kontaktinformationen ergänzen – ideal für Dokumentation & Archivierung
📌 Im klassischen Outlook findest du diese Optionen unter:
Datei > Drucken > Druckoptionen > Formatvorlagen definieren
Probleme mit der Druckvorschau? So lösen Sie es
🔧 Manchmal erscheint die Druckvorschau nicht oder wird vom Hauptfenster überlagert – besonders bei der Umstellung zwischen Fenstern.
✅ Lösungen:
- Outlook-Hauptfenster minimieren – so kommt die Druckvorschau in den Vordergrund
- Outlook neu starten, wenn die Vorschau nicht lädt
- Bild drucken: Bild vorher speichern & über den Bildeditor (z. B. Paint) drucken
🖼️ Tipp für Bilder in Mails: Per Rechtsklick speichern oder kopieren und extern drucken – direkt aus dem Nachrichtentext funktioniert es nicht zuverlässig.
📊 Vergleichstabelle: Drucken im klassischen vs. neuen Outlook
| Funktion / Bereich | Klassisches Outlook | Neues Outlook |
|---|---|---|
| Druckzugriff | Menüband: Datei > Drucken | Aktionsleiste (⋯) > Drucken |
| Druckvorschau mit Formatoptionen | ✅ Umfangreiche Anpassung möglich | ✅ Vereinfachte Vorschau |
| Seitenbereich festlegen | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Kalenderformate | Tages-, Wochen-, Monats- und Detailansicht | Arbeitswoche, Monat (reduziert) |
| Kontakte drucken (einzeln & mehrere) | ✅ Tabellen-/Memoformat, Filter möglich | ✅ Einfach, aber weniger Layoutoptionen |
| Kopf-/Fußzeile, Schriftgröße anpassbar | ✅ Über „Formatvorlagen definieren“ | ❌ Eingeschränkt |
| Anhänge direkt mitdrucken | ❌ Nur separat | ❌ Nur separat |
| PDF-Erstellung | ✅ Über „Microsoft Print to PDF“ | ✅ Ebenfalls über „Microsoft Print to PDF“ |
| Bilder aus E-Mails direkt druckbar | ❌ Nur über Umweg (z. B. speichern & öffnen) | ❌ Gleicher Workaround nötig |
FAQ: Häufige Fragen zum Drucken mit Outlook
Kann ich Anhänge direkt mitdrucken?
📎 Nein, nicht automatisch.
Anhänge müssen separat geöffnet und über das zugehörige Programm (z. B. Adobe Reader, Word) gedruckt werden. Outlook selbst druckt nur den Mailtext.
Wie drucke ich nur eine bestimmte Seite aus einer langen E-Mail?
📄 Im Druckdialog kannst du den Seitenbereich manuell eingeben – z. B. „Seite 2 von 4“. Das funktioniert sowohl im klassischen als auch im neuen Outlook.
Warum fehlen private Termine beim Kalenderausdruck?
🔒 Outlook blendet standardmäßig private Termine aus, um sensible Daten zu schützen.
✅ Lösung:
- Vor dem Druck unter „Druckoptionen“ die Option „Details privater Termine anzeigen“ aktivieren (sofern verfügbar)
- Alternativ: Betreff manuell anpassen, wenn Sichtbarkeit erforderlich ist
Kann ich Kontakte selektiv drucken – z. B. nur bestimmte Kategorien?
🧩 Ja.
Einfach über die Filter- oder Suchfunktion (nach Firma, Ort, Kategorie etc.) die gewünschten Kontakte einschränken – dann wie gewohnt drucken. Besonders gut klappt das im klassischen Outlook mit dem Tabellenformat.
Fazit & Call to Action: Outlook-Daten clever ausdrucken – digital trifft analog
Outlook ist aus dem modernen Arbeitsalltag nicht wegzudenken – und auch wenn wir immer digitaler arbeiten, bleibt das Ausdrucken von E-Mails, Kalendern und Kontakten in vielen Situationen praktisch, sinnvoll und manchmal sogar notwendig.
Ob als Backup im Meeting, zur schnellen Übersicht unterwegs oder für die analoge Projektplanung: Mit den richtigen Druckeinstellungen wird Outlook zum zuverlässigen Partner – online wie offline.
- Im klassischen Outlook genießt du maximale Kontrolle über Layout, Seitenformate und Formatvorlagen.
- Das neue Outlook überzeugt durch Einfachheit und schnellen Zugriff – ideal für den schnellen Ausdruck zwischendurch.
🧠 Unser Tipp: Nutze beide Welten bewusst. Digital zur Planung, analog zur Unterstützung – und Outlook als Brücke dazwischen.
Deine Meinung ist gefragt!
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